Posez la question autour d'une table de direction. Personne ne lèvera la main, et personne n'aura tort. Cet article explique pourquoi ce sujet n'appartient à personne dans une PME, et à quelle échelle il devient traitable.
La réponse est : personne. C'est pour cela que tout remonte au dirigeant. Le sujet traverse tous les services sans appartenir à aucun. Il n'a ni budget, ni objectif, ni titulaire.
Une question sans titulaire
Prenez une entreprise de soixante personnes. La comptabilité a un titulaire, la paie aussi. Les contrats ont un responsable, l'informatique un prestataire.
Les documents n'ont personne.
Ce n'est pas un oubli. Les documents ne sont pas un métier, ils traversent tous les métiers. Aucun service n'a de raison de s'occuper de ceux des autres, ni autorité pour le faire.
L'étude conduite en avril 2026 par le Laboratoire Hubert Curien, unité du CNRS et de l'Université Jean Monnet, mesure que 85 % des décideurs informatiques interrogés ne maîtrisent pas la qualité de leur patrimoine documentaire. On lit souvent ce chiffre comme une négligence. Il dit autre chose : personne n'a la charge de regarder.
Trois précisions. L'enquête est déclarative. Elle a été co-réalisée avec deux éditeurs du secteur. Et elle interroge des décideurs informatiques, donc des organisations qui en ont une. Une PME de soixante personnes sans informatique interne y est peu représentée.
Les organisations qui ont réglé ce problème ont toutes créé un poste. Une administration ou un grand groupe a un archiviste, avec un mandat et un budget. C'est le modèle que décrit la norme ISO 30301 ; nous n'en connaissons que la présentation publique, et MIKURA n'est pas certifié selon cette norme.
Une PME ne peut pas faire pareil, et ce n'est pas un manque de volonté. Le travail est réel mais ne fait pas un temps plein. Aucun service ne s'impose comme rattachement. Et la personne désignée devrait faire appliquer des règles à des collègues qui ne lui sont pas rattachés.
Les trois responsables par défaut
Faute de titulaire, trois personnes occupent la place à moitié.
Le dirigeant, par autorité. Il tranche parce qu'il est le seul à pouvoir le faire, et le sujet lui arrive sous forme de questions urgentes. Nous avons montré que ces interruptions ne sont pas des arbitrages, mais des recherches.
La personne qui sait, par habitude. Elle est là depuis longtemps, elle a classé pendant des années, alors on lui demande. Personne ne lui a confié ce rôle, et personne n'a écrit ce qu'elle sait.
L'informatique, par malentendu. C'est le cas le plus courant.
Le contenant et le contenu
Confier les documents à l'informatique paraît naturel : les fichiers sont sur un serveur, et le serveur est technique.
Un prestataire informatique s'occupe de la sauvegarde, de l'espace, des accès techniques, des migrations. C'est le contenant, et c'est un métier.
Les questions documentaires sont d'un autre ordre. De quelle famille relève ce document ? Combien de temps le garder ? Laquelle des quatre versions fait foi ? C'est le contenu, et cela suppose de connaître l'activité.
Aucun prestataire ne peut y répondre, et ce serait déraisonnable de le demander. Il garantit que le fichier sera là demain, pas ce que ce fichier est. Confier ses documents à son informatique règle le stockage et laisse le sens entier.
La bonne échelle n'est pas l'entreprise
Il existe pourtant une façon de la poser qui a une réponse.
« Qui est responsable des documents ? » n'en a pas dans une PME. « Qui décide de ce qu'on fait des contrats fournisseurs ? » en a une : celui qui les négocie. « Des dossiers de personnel ? » aussi. « Des procédures qualité ? » également.
Le sujet devient traitable dès qu'on cesse de le poser à l'échelle de l'entreprise. Famille par famille, quelqu'un sait presque toujours ce qu'elle contient et à quoi elle sert. Cette personne n'a besoin ni de compétence technique ni d'autorité sur les autres services : elle décide sur son périmètre.
Ce n'est pas une idée de consultant. Pour préparer son propre assistant, Microsoft demande la vérification d'un espace à son propriétaire, pas seulement à l'administrateur informatique. Personne, au centre, ne sait qui a besoin de quoi.
Cinq décisions par famille
Désigner un référent par famille ajoute du travail à quelqu'un qui en a déjà. L'objection est légitime, alors soyons précis : cinq décisions suffisent par famille, et elles se prennent une fois.
De quoi cette famille est-elle faite ? Les contrats fournisseurs incluent-ils les conditions générales, les avenants, les échanges d'avant signature ?
À quoi reconnaît-on une pièce ? Le tiers concerné, la date de référence, la nature de la pièce.
Qu'est-ce qui fait foi ? Une signature, une validation, une date d'effet. La réponse change d'une famille à l'autre, donc pas au centre.
Combien de temps la garde-t-on ? Les textes tranchent pour les familles à obligation légale, sous réserve de l'avis de votre conseil juridique ou de votre expert-comptable. Pour les autres, personne n'a jamais posé la question.
Qui a besoin d'y accéder pour travailler ? Pas qui y a accès aujourd'hui. Qui en a besoin. Les deux listes ne coïncident presque jamais.
Cinq décisions, une famille, une heure de réunion. Aucune compétence technique nécessaire, seulement connaître son activité.
Ce que nous ne savons pas
Il n'existe aucune mesure publique du nombre de PME qui ont confié ce sujet à quelqu'un. Nous n'en avançons pas. Le découpage par famille est un principe que nous appliquons, pas un résultat mesuré.
Ce qui se constate chez vous, en une réunion : ce que deux personnes répondent à la même question sur la même famille. Ce constat montre si une règle existe vraiment, ou si chacun a la sienne.
Ce que nous faisons de ce constat
Désigner quelqu'un ne crée ni temps, ni outil, ni mémoire. La personne tiendra quelques mois, puis un pic d'activité arrivera. Le sujet redeviendra un travail que personne ne voit, dont l'absence se remarque quand on cherche une pièce.
La décision humaine doit donc porter sur peu de choses, et sur les bonnes. Chaque document déposé dans MIKURA est lu, identifié, classé et tracé. Sa famille, sa date de référence, son statut et ce qu'il remplace sont écrits sur lui dès son arrivée.
L'assistant doute, l'humain tranche. Ce qui est évident se fait tout seul. Ce qui ne se départage pas part en bannette, et celui qui connaît la famille décide. Cette décision est écrite, et elle reste attachée au document.
Ce qu'une entreprise doit à ses documents, ce n'est pas un poste de plus. C'est que les seules décisions qui demandent un jugement humain soient celles qui en demandent vraiment un.
Prenez la famille qui vous coûte le plus cher en questions et posez-lui les cinq. Pour savoir d'abord d'où vous partez, l'audit flash le dit en douze questions.
Sources
Baromètre national de maturité Data et IA, étude conduite sous la direction du Laboratoire Hubert Curien (CNRS et Université Jean Monnet) dans le cadre du consortium DaVinciDoc, co-réalisée avec deux éditeurs du secteur, soutenue par Bpifrance et la Région Auvergne-Rhône-Alpes, rendue publique au salon Documation en avril 2026. Élément cité : 85 % des décideurs informatiques interrogés ne maîtrisent pas la qualité de leur patrimoine documentaire. Enquête déclarative auprès d'environ sept cents décideurs informatiques, dont 20 % de PME, 23 % d'ETI, 27 % de grands groupes et 30 % du secteur public. Résultats publiés par l'un des co-réalisateurs · Méthodologie détaillée dans LeMagIT, 10 avril 2026 · Consulté le 1ᵉʳ septembre 2026.
Microsoft, bonnes pratiques SharePoint pour Microsoft 365 Copilot. Élément cité : les politiques d'attestation demandent aux propriétaires des espaces de vérifier et de confirmer les informations de leur espace, dont les permissions et les paramètres de partage. learn.microsoft.com · Consulté le 1ᵉʳ septembre 2026.
ISO 30301:2019, Information et documentation, systèmes de gestion des documents d'activité, exigences. Objet décrit d'après sa présentation publique. Norme payante, en cours de révision. MIKURA n'est pas certifié selon cette norme et ne s'en réclame pas. iso.org · Consulté le 1ᵉʳ septembre 2026.
Aucun chiffre sur l'existence d'une fonction documentaire en PME n'est avancé dans cet article. Aucune source primaire accessible n'en publie.