Conditions du service

Préambule

YUEKI, société par actions simplifiée au capital de 1 000 €, immatriculée au RCS de Chambéry sous le numéro 919 778 167, dont le siège est au 725 boulevard Robert Barrier, 73100 Aix-les-Bains (« YUEKI »), édite le service de gestion documentaire MIKURA (« le service »). MIKURA est le nom commercial du service.

Les présentes conditions du service (« les conditions ») s'appliquent à toute entreprise qui accepte un devis de YUEKI pour le service (« le client »). Elles sont publiées ici pour information ; elles sont acceptées avec le devis, en même temps que l'accord de traitement des données (DPA). Trois textes, une signature : ensemble, ils forment le contrat. Dans les présentes, « YUEKI » désigne la société qui signe ; « MIKURA » désigne le service — c'est sous ce nom que YUEKI se présente au client.

1. Ce que les mots veulent dire

Le service — MIKURA : le logiciel qui lit, classe et rend retrouvables les documents du client, et qui les rend interrogeables depuis l'assistant IA que le client utilise déjà. Le service sert à classer, conserver et retrouver les documents du client ; il n'est pas un système d'archivage électronique à vocation probatoire, et les durées de conservation restent fixées et tenues par le client.

Le fonds — l'ensemble des documents que le client confie au service.

Le setup — le travail, fait une fois, qui met le fonds en place dans le service : la revue du corpus, le plan de classement, le référentiel de types, la reprise du fonds compté, la création des comptes et des droits, la mise en service. Son contenu exact est celui du devis.

La mise en service — le moment où les comptes du client sont ouverts, où le fonds compté à la revue est classé, et où l'assistant est accessible aux licences d'exploitation.

La licence d'exploitation — le droit, pour une personne désignée par le client, de consulter le fonds, d'y chercher et d'utiliser l'assistant. Déposer des documents dans le service est ouvert à toute l'équipe du client, sans licence.

L'assistant — la logique de travail du service : ce qui lit chaque pièce, reconnaît son type, la classe selon le plan de classement, et envoie en bannette ce dont il n'est pas sûr pour qu'une personne tranche.

L'assistant IA — le modèle que le client utilise déjà par ailleurs (Claude, ChatGPT, Copilot, Le Chat ou tout autre) et qu'il peut connecter à son fonds. Il est choisi et contracté par le client ; il n'est pas fourni par YUEKI.

Le devis — le document chiffré, numéroté et daté, accepté par le client, qui décrit le setup et fixe le nombre et le prix des licences d'exploitation.

L'accord de traitement des données (DPA) — le texte, annexé au devis, qui régit le traitement des données personnelles contenues dans le fonds. « DPA » est le nom courant de ce document, de l'anglais data processing agreement.

2. Les documents du contrat

Le contrat est formé par trois documents : le devis accepté, qui porte le chiffrage et les conditions particulières ; les présentes conditions, qui portent les règles communes ; l'accord de traitement des données, qui porte ce qui concerne les données personnelles.

En cas de contradiction, les conditions particulières du devis prévalent sur les présentes conditions ; pour tout ce qui touche aux données personnelles, l'accord de traitement des données prévaut.

Le contrat entre en vigueur à l'acceptation du devis par le client. L'acceptation du devis vaut acceptation des présentes conditions et de l'accord de traitement des données, dans les versions annexées au devis.

3. Le setup

Ce qu'il comprend. Le setup comprend ce que le devis décrit, pour le fonds tel qu'il a été compté à la revue du corpus dont le devis porte la date. Un volume qui n'a pas été compté à la revue ne fait pas partie du setup ; il fait l'objet d'un chiffrage à part, avant reprise.

Ce que le client fournit. Le client donne à YUEKI l'accès au fonds à reprendre, dans les conditions convenues à la revue, et désigne une personne qui répond aux questions de YUEKI pendant le setup et qui tranche, en bannette, les pièces dont l'assistant n'est pas sûr.

Le délai. Le devis porte un délai indicatif de mise en service, qui court à compter de l'encaissement de l'acompte. Ce délai est une estimation, pas un engagement de date.

La livraison. Le setup est livré à la mise en service, telle que définie à l'article 1. YUEKI en informe le client par écrit ; cette date fait courir le premier mois de licences d'exploitation et la facture du solde.

Si le setup s'arrête en route. Si le client met fin au setup après son début, l'acompte reste acquis à YUEKI, en contrepartie du travail engagé ; le solde n'est pas dû. Si YUEKI met fin au setup, l'acompte est restitué au client dans les trente jours.

4. Les licences d'exploitation

Ce qu'une licence ouvre. Chaque licence d'exploitation ouvre à une personne désignée par le client la consultation du fonds, la recherche et l'usage de l'assistant. Le client peut changer la personne désignée à tout moment ; il ne peut pas partager une licence entre plusieurs personnes.

Durée. Les licences d'exploitation sont sans engagement de durée. Elles se comptent au mois. Le premier mois court à la mise en service ; chaque mois se renouvelle ensuite tacitement, jusqu'à résiliation dans les conditions de l'article 11.

Nombre de licences. Le nombre de licences est celui du devis. Le client peut en ajouter à tout moment : la licence ajoutée court à compter de son ouverture et suit la même échéance mensuelle que les autres. Le client peut en retirer dans les conditions de résiliation de l'article 11.

5. Prix et paiement

Les prix. Les prix sont ceux du devis, hors taxes ; la TVA s'ajoute au taux en vigueur. Le devis est établi après la revue du corpus, jamais avant.

Le setup. Le setup se paie en deux fois : 50 % à l'acceptation du devis, 50 % à la livraison. Chaque facture est payable à réception.

Les licences d'exploitation. Les licences d'exploitation se paient au mois, d'avance, par prélèvement ou par carte, au moyen du lien de paiement que Stripe opère pour le service. La première échéance est due à la mise en service ; les suivantes, à chaque renouvellement mensuel.

Aucun escompte n'est accordé pour paiement anticipé.

Évolution du prix des licences. YUEKI peut faire évoluer le prix mensuel d'une licence d'exploitation. Il l'annonce au client par écrit au moins un mois avant ; le nouveau prix s'applique aux mois qui suivent cette échéance. Le client peut résilier avant, dans les conditions de l'article 11.

6. Retard de paiement

Pénalités et indemnité. Toute somme non payée à son échéance porte, de plein droit et sans qu'un rappel soit nécessaire, des pénalités de retard au taux prévu par l'article L. 441-10 du code de commerce, ainsi que l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement fixée par l'article D. 441-5 du même code. Lorsque les frais de recouvrement exposés dépassent cette indemnité, YUEKI peut demander une indemnisation complémentaire, sur justificatifs.

Suspension. Si une somme reste impayée quinze jours après une mise en demeure adressée par écrit au client, YUEKI peut suspendre l'accès aux licences d'exploitation jusqu'au paiement complet des sommes dues. Pendant la suspension, les documents du client restent en place, continuent d'être sauvegardés, et peuvent toujours être déposés ; la remise prévue à l'article 11 reste due, sans frais. La suspension ne met pas fin au contrat : les échéances continuent de courir, et le client peut résilier dans les conditions de l'article 11. L'accès est rétabli dans les cinq jours ouvrés qui suivent le paiement complet.

7. Ce que YUEKI fait

Fournir le service tel qu'il est décrit dans le devis et dans l'accord de traitement des données, et l'héberger chez les prestataires que cet accord nomme, avec la localisation qu'il indique.

Sauvegarder. Une copie complète des documents du client est réalisée chaque nuit et conservée à part. Une pièce supprimée par le client reste trente jours en corbeille et peut être remise en place, à son classement d'origine.

Tenir le journal. YUEKI tient un journal horodaté des dépôts, classements, déplacements et suppressions, ainsi que des accès de l'assistant IA connecté par le client, que le client peut consulter dans son espace ; aucun écran ni aucune commande du service ne le modifie ; il est conservé aussi longtemps que l'espace du client, avec le nom des pièces effacées et des personnes qui l'ont quitté, et effacé avec lui.

Protéger l'accès. Le service ne stocke aucun mot de passe : la connexion se fait par un lien à usage unique envoyé par courriel. Les droits d'accès se règlent par personne et par rôle ; une personne ne voit que ce que ses droits permettent.

Garder confidentiel. YUEKI n'accède aux documents du client que pour fournir le service, et les personnes qu'elle autorise à y accéder sont tenues à une obligation de confidentialité.

Maintenir. YUEKI peut interrompre le service pour maintenance ou mise à jour. Elle prévient le client à l'avance quand l'interruption est planifiée. Aucun niveau de disponibilité chiffré n'est garanti par le présent contrat.

Répondre. Le client écrit à contact@mikura.fr pour toute question sur le service. YUEKI répond les jours ouvrés.

8. Ce que le client fait

Un usage licite. Le client utilise le service pour ses propres besoins, dans le respect de la loi. Il répond du contenu des documents qu'il dépose et des droits qu'il détient sur eux.

Les droits d'accès. Le client règle lui-même les droits de ses comptes, désigne les personnes qui portent une licence d'exploitation, et répond de l'usage qui est fait du service par les personnes qu'il a autorisées.

Les secteurs exclus. Le client déclare que son activité ne relève pas des secteurs suivants : santé, mutuelles, EHPAD, médecine du travail. Le service n'est pas proposé à ces secteurs.

Le tri de candidatures. Le service n'est pas conçu pour le tri de candidatures ni pour l'évaluation de personnes dans un recrutement ; le client ne l'emploie pas à cette fin.

L'assistant IA. L'assistant IA que le client connecte à son fonds est choisi et contracté par le client. Il n'accède au fonds qu'avec les droits de la personne connectée ; ses accès sont inscrits au journal ; la connexion peut être coupée à tout moment par le client. YUEKI ne répond ni du fonctionnement de cet assistant IA, ni des traitements que son éditeur opère.

9. Propriété

Le service et tout ce qui le compose — logiciel, interfaces, nom, logo, documentation — restent la propriété de YUEKI. Le contrat ne confère au client qu'un droit d'usage du service, pendant sa durée, pour ses propres besoins.

Ce que le setup construit. Le plan de classement appliqué au fonds du client — son arborescence — suit ses documents : le client en dispose pendant le contrat, et le garde à son départ (article 11). La méthode de YUEKI — ses référentiels de types, ses grilles et son savoir-faire — reste à YUEKI, qui peut la réutiliser pour d'autres clients, sans jamais aucun document, aucune donnée ni aucun nom du client.

Les documents du client restent la propriété du client. YUEKI n'acquiert aucun droit sur eux, en dehors de ce qui est nécessaire pour fournir le service.

10. Données personnelles

Le traitement des données personnelles contenues dans le fonds est régi par l'accord de traitement des données, annexé au devis et accepté avec lui. Il est accepté avant tout début de setup, parce que le setup est déjà un traitement des documents du client.

11. Fin du contrat

Résiliation par le client. Le client peut résilier tout ou partie de ses licences d'exploitation à tout moment, par écrit à contact@mikura.fr, moyennant un préavis d'un mois à compter de la réception de sa demande. Le mois de licence entamé pendant le préavis est dû. Le contrat prend fin lorsque la dernière licence d'exploitation prend fin.

Résiliation par YUEKI. YUEKI peut résilier le contrat par écrit, moyennant un préavis de trois mois. Elle peut aussi le résilier si le client manque gravement à ses obligations et n'y remédie pas dans les trente jours qui suivent une mise en demeure écrite.

Remise des documents. Dans les trente jours qui suivent la fin du contrat, YUEKI remet au client l'ensemble de ses documents, dans leur format d'origine, sans frais, par le moyen convenu avec lui. La remise porte sur les documents et sur le classement qui les organise : le client les reçoit classés dans l'arborescence construite au setup.

Suppression. YUEKI efface de ses systèmes les documents du client dans les trente jours qui suivent la remise ; leurs copies techniques — copies de secours chiffrées, versions antérieures du stockage — disparaissent au plus tard trente jours après ce délai, sauf obligation légale de conservation.

12. Responsabilité

YUEKI répond des dommages directs causés au client par un manquement prouvé au présent contrat. Sa responsabilité, toutes causes confondues, est limitée au montant des sommes que le client lui a payées au titre du contrat au cours des douze mois qui précèdent le fait dommageable.

YUEKI ne répond pas des dommages indirects, notamment la perte de chiffre d'affaires, de clientèle ou d'exploitation, ni des conséquences du contenu des documents déposés, ni du fonctionnement de l'assistant IA connecté par le client.

Cette limitation ne s'applique pas en cas de dol ou de faute lourde de YUEKI, ni dans les cas où la loi ne permet pas de limiter la responsabilité.

13. Évolution du service et des conditions

Le service évolue. YUEKI peut faire évoluer les présentes conditions par versions datées. Une nouvelle version est communiquée au client par écrit au moins un mois avant de s'appliquer aux mois de licences qui suivent ; le client qui la refuse peut résilier dans les conditions de l'article 11, sans que la nouvelle version lui soit appliquée pendant le préavis.

14. Droit applicable et litiges

Le contrat est soumis au droit français. Les parties cherchent d'abord un accord amiable : l'une notifie à l'autre par écrit le différend, et elles disposent de trente jours pour le régler. À défaut, TOUT LITIGE RELATIF AU CONTRAT RELÈVE DU TRIBUNAL DE COMMERCE DE CHAMBÉRY, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d'appel en garantie.

15. Contact

Pour toute question sur le contrat ou sur le service : YUEKI, 725 boulevard Robert Barrier, 73100 Aix-les-Bains — contact@mikura.fr.