Un chemin, quatre mots
Clients / Dupont / 2023 / Signés
Voilà où se trouve un contrat, dans une entreprise sur deux. Quatre mots, et vous savez déjà tout ce qu'il faut savoir sur ce document.
Ouvrez maintenant le fichier seul, hors de son dossier. Il ne dit ni de quel client il s'agit, ni de quelle année il date, ni qu'il a été signé.
Ces quatre informations existent, elles fonctionnent parfaitement, et elles ne sont écrites nulle part. Elles sont dans le chemin, et le chemin n'est lu par personne d'autre que vous. Cet article prend ces quatre mots un par un.
Clients
Le premier segment dit de quelle famille relève le document. Rien, dans le texte d'un contrat, ne le désigne comme une pièce commerciale : il faut le lire pour le savoir.
Et un dossier impose un choix unique. Le contrat signé avec Dupont en 2023 est une pièce du client Dupont, un contrat de l'exercice 2023, et une pièce juridique. Trois familles, un seul emplacement. Comme trancher est frustrant, la solution qui s'impose est la copie : un exemplaire chez le client, un autre au juridique. Personne ne fait cela par négligence, on le fait parce que le classement l'exige. Six mois plus tard, une des deux a été modifiée et l'autre non, et plus rien ne dit laquelle fait foi.
L'arborescence ne se contente donc pas de mal supporter les doublons. Elle en produit. Le principe qui l'éviterait existe depuis longtemps : associer plusieurs étiquettes à un document plutôt qu'un seul emplacement, ce qu'on appelle le tagging. Il suppose ce que l'arborescence n'exige jamais, que quelqu'un écrive ce qu'est le document.
Dupont
Le deuxième segment dit à qui la pièce se rattache. Celui-là figure généralement dans le fichier, mais tel que l'a écrit celui qui a rédigé : « Dupont », « Dupont SAS », « Ets Dupont ». Ce n'est pas un identifiant, c'est une occurrence de texte parmi d'autres.
Le dossier Dupont contient exactement les pièces de Dupont, parce que quelqu'un les y a mises. Une recherche sur le mot remonte aussi le compte rendu où l'on parlait de Dupont, et le devis d'un homonyme.
2023
Le troisième segment dit de quand date la pièce. Une date figure sans doute dans le document, mais il y en a souvent plusieurs, rédaction, effet, signature, échéance, et rien ne dit laquelle compte.
C'est ici qu'apparaît le geste que tout le monde a fait. Regardez vos noms de fichiers : vous y trouverez contrat_dupont_V3_final_relu.pdf. Celui qui l'a écrit avait bien vu que l'emplacement ne suffisait pas, et il a fait porter au document sa version et son statut avec le seul champ dont il disposait.
Le problème n'est donc pas le manque de rigueur. C'est que cette information est écrite dans un endroit qui n'a ni format, ni règle, ni mémoire. « Final », « V3 » et « relu » ne veulent rien dire de précis, et deux personnes produisent deux conventions différentes en une semaine.
Signés
Le quatrième segment est le plus important, et c'est celui qu'on remarque le moins. Il dit le statut : cette pièce engage.
Aucune information de cette nature ne se trouve dans le fichier. La signature elle-même est, sur un document scanné, une forme que le scan rend indétectable. Et si le document existe en quatre exemplaires, aucun ne porte l'indication qu'il remplace les autres.
Ce segment répond à la question que se pose un dirigeant : lequel de ces fichiers fait foi ? Il y répond gratuitement, et il n'existe que tant que le fichier reste à cet endroit. Le jour où la personne qui avait construit ce chemin quitte l'entreprise, l'arborescence reste intacte et cesse d'être lisible.
Pourquoi nous faisons ça, et pourquoi c'est une bonne idée
On présente souvent l'attachement aux dossiers comme une habitude, voire une résistance au changement. La recherche dit autre chose.
Un travail publié en 2008 dans ACM Transactions on Information Systems montre que les utilisateurs préfèrent naviguer, et qu'améliorer le moteur de recherche ne change pratiquement rien à cette préférence.
Une étude publiée en 2015 dans Scientific Reports est allée voir ce qui se passe dans le cerveau. Par imagerie, elle montre que naviguer dans une arborescence active les mêmes structures que se déplacer dans l'espace réel. Chercher par mots active, lui, une zone associée au traitement du langage.
Un troisième travail, publié en 2013 sur soixante-deux participants, ajoute une mesure de coût : la recherche a pris près de trois fois plus de temps que la navigation, s'est révélée plus sujette aux erreurs, et a été jugée plus difficile par les participants eux-mêmes.
Une précision, parce qu'elle change la portée du résultat : ces travaux portent sur des fichiers personnels, sur l'ordinateur de leur propriétaire, et non sur un fonds partagé entre quarante personnes. Leur ancienneté est ici un avantage : ils décrivent un comportement humain stable, antérieur à tout ce dont on parle aujourd'hui.
Votre arborescence n'est donc pas une mauvaise habitude : elle s'appuie sur une capacité développée pour nous orienter dans l'espace, et elle vous rend service tous les jours. Une machine, elle, ne navigue pas. Elle n'a pas de mémoire spatiale et n'a pas participé à la conversation où l'on a décidé du sens de Signés. Elle lit ce qui est écrit, c'est-à-dire les documents, pas les chemins.
Ce que cet article ne vous demande pas de faire
C'est ici que la plupart des textes proposent une solution, et c'est ici que nous nous arrêtons. Trois choses ne sont pas à faire.
N'abandonnez pas vos dossiers. Les trois travaux cités expliquent pourquoi ils continueront de servir vos équipes. Le problème n'est pas qu'ils existent, c'est qu'ils soient le seul endroit où l'information est consignée.
Ne reconstruisez pas votre arborescence. Un nouveau plan de classement déplace les fichiers sans rien écrire sur eux, et fait perdre leurs repères à ceux qui s'y retrouvaient.
N'écrivez pas une convention de nommage. Presque toutes les entreprises l'ont fait un jour. Elle tient quelques mois, puis un renfort arrive sans qu'on la lui montre, et la règle cesse d'exister sans que personne décide de l'abandonner.
Ce qui se fait, en revanche, tient en dix minutes. Demandez à trois personnes de nommer le même document, sans se concerter. Vous obtiendrez trois noms défendables : l'une datera le fichier, l'autre l'attribuera au client, la troisième indiquera l'étape du processus. Aucune ne se trompe : elles répondent à trois questions différentes, parce que rien n'a jamais dit laquelle il fallait poser.
L'écart entre ce qu'une entreprise déclare de son classement et ce qu'on y trouve est presque toujours la vraie information, et celle-ci vous appartient.
Ce que nous faisons de tout ça
Clients / Dupont / 2023 / Signés
Ces quatre mots existent, quelqu'un les a écrits un jour en connaissance de cause. Ils ne sont simplement pas au bon endroit : ils sont autour du document, au lieu d'être dessus.
C'est le travail que fait MIKURA, et il se fait au moment où le document arrive.
Chaque pièce qui entre est classée : sa famille, son rattachement, sa date de référence, son statut. Ce classement est écrit sur la pièce et non déduit de l'endroit où elle se trouve, ce qui permet de la retrouver sans refaire le trajet de celui qui l'a déposée.
Ce qui ne se départage pas tout seul n'est pas deviné. Quand deux versions se valent, la pièce part en bannette et une personne tranche. Sa décision est consignée, et le cas ne se repose plus.
Et le fonds devient interrogeable en langage naturel, les réponses citant les documents sur lesquels elles s'appuient.
Voilà pourquoi ce travail vaut d'être fait, même si vous ne branchez jamais d'IA sur vos documents. Un fonds classé sert d'abord ceux qui n'ont pas construit l'arborescence : celui qui vient d'arriver, celui qui reprend un dossier, celui qui cherche un vendredi soir dans une famille qu'il ne connaît pas.
Sources
Ofer Bergman, Ruth Beyth-Marom, Rafi Nachmias, Noa Gradovitch, Steve Whittaker, Improved Search Engines and Navigation Preference in Personal Information Management, ACM Transactions on Information Systems, vol. 26, n° 4, 2008. DOI 10.1145/1402256.1402259.
Yael Benn, Ofer Bergman, Liv Glazer, Paris Arent, Iain D. Wilkinson, Rosemary Varley, Steve Whittaker, Navigating through digital folders uses the same brain structures as real world navigation, Scientific Reports, vol. 5, article 14719, 2015. DOI 10.1038/srep14719.
Ofer Bergman, Maskit Tene-Rubinstein, Jonathan Shalom, The use of attention resources in navigation versus search, Personal and Ubiquitous Computing, vol. 17, n° 3, 2013, p. 583-590. DOI 10.1007/s00779-012-0544-z. Éléments cités : 62 participants, protocole de double tâche, la recherche a pris près de trois fois plus de temps que la navigation, s'est révélée plus sujette aux erreurs et aux échecs, et a été jugée plus difficile.
Aucun taux de doublons n'est avancé dans cet article, faute de source primaire consultable.