Demandez à une équipe qui utilise Copilot depuis six mois ce qu'elle en fait. Elle répondra : résumer une réunion, reformuler un courrier, préparer un compte rendu.
Demandez-lui ensuite à quand remonte la dernière fois qu'elle a posé une question à l'ensemble des documents de l'entreprise. La réponse à cette seconde question a été mesurée, sur 20 000 licences, et publiée.
Cet article s'appuie sur deux sources publiques : un essai conduit par une administration britannique, et la documentation de l'éditeur lui-même. Elles ne se contredisent pas — elles constatent la même chose par deux chemins.
Deux usages, un seul adopté
Le Government Digital Service britannique a conduit un essai de Microsoft 365 Copilot du 30 septembre au 31 décembre 2024, sur douze organisations et vingt mille licences, et en a publié les résultats.
Il faut commencer par ce qu'ils ont de favorable, parce que c'est la majeure partie du rapport : environ vingt-six minutes économisées par jour et par participant, et 82 % des participants déclarant qu'ils ne reviendraient pas en arrière. Ce sont de bons chiffres, mesurés à grande échelle. Cet article n'explique donc pas qu'un outil déçoit ; ce serait faux, et le rapport est téléchargeable.
L'information qui nous intéresse est ailleurs dans le même document, et elle est plus discrète. Plus de 55 % des participants n'ont jamais utilisé la fonction permettant d'interroger l'ensemble du corpus documentaire de l'organisation — ce qu'on appelle la recherche transverse au fonds, ou enterprise search.
Jamais. Pas « rarement » : jamais, sur trois mois, avec la licence à disposition.
La réserve, avant d'aller plus loin. Ce rapport mesure des usages, pas des raisons : il ne dit pas ce que chaque participant a vécu. Il porte sur des organisations publiques britanniques et il date de fin 2024. Ce n'est pas une PME française en 2026, et nous n'avons trouvé aucune mesure équivalente sur ce terrain. Ce que ces chiffres établissent solidement, c'est un écart entre deux usages du même produit.
Ce qui marche, et pourquoi ça marche
Cet écart n'est pas une différence de qualité de modèle. C'est une différence de provenance de l'information.
Résumer un document qu'on a sous les yeux, reformuler un courrier, produire un compte rendu : dans ces trois cas, c'est la personne qui fournit la matière au moment où elle pose sa demande. Le document est joint, la réunion vient d'avoir lieu, le brouillon est dans la fenêtre. Le système n'a rien à retrouver. Il travaille sur ce qu'on lui a mis dans les mains, et il le fait bien.
Interroger l'ensemble du fonds est une opération d'une autre nature. Le système doit décider seul quels documents répondent. Il n'a pour cela que ce qui est écrit sur eux et dans eux. Si deux versions d'un contrat coexistent sans que rien n'indique laquelle est en vigueur, il choisit sur la ressemblance — et la ressemblance ne dit rien de l'autorité d'un document.
Le premier usage ne dépend donc pas de l'état de votre fonds. Le second en dépend entièrement. C'est celui-là qui a été abandonné.
L'abandon silencieux
Ce qui rend ce résultat instructif, ce n'est pas qu'il soit négatif. C'est la manière dont l'abandon se produit.
Une personne qui obtient deux fois une réponse fondée sur un document périmé ne dépose pas de réclamation. Elle n'ouvre pas de ticket, elle ne remonte rien à sa direction. Elle retourne à ses dossiers, et elle n'y revient pas.
Rien ne le signale nulle part. L'organisation qui suit son déploiement voit un taux d'adoption élevé et un taux de satisfaction élevé — les deux sont vrais — et ne voit pas qu'une moitié du produit a cessé d'être ouverte. Ce résultat n'apparaît que si l'on va le chercher, et le rapport britannique est allé le chercher.
Ce que l'éditeur écrit dans sa documentation
Le second point ne vient pas de nous, et c'est ce qui le rend solide.
Microsoft consacre une partie de sa documentation d'administration à la préparation de son assistant. On y lit que le produit donne son meilleur lorsque le contenu de l'organisation est à jour et correctement gouverné, et on y trouve un travail préalable décrit par étapes : repérer les espaces documentaires dont les droits sont trop larges, traiter les contenus obsolètes, mettre en place une gouvernance des espaces avant d'ouvrir le service aux équipes.
Ce n'est pas un aveu, c'est de la documentation technique honnête. Elle est destinée aux administrateurs, ce qui explique qu'un dirigeant ne la voie jamais passer.
Ce qui est frappant, c'est le décalage entre ce qui est écrit là et la manière dont l'outil est acheté : une licence, une activation, et l'attente d'un résultat immédiat.
Ce que « gouverné » veut dire, question par question
Le mot « gouvernance » figure dans toutes les documentations d'éditeurs et n'est presque jamais expliqué. Il recouvre quatre questions, et elles se posent espace par espace.
Qui en est responsable ? Un espace sans propriétaire identifié est un espace dont personne ne révise les droits. Quand ceux qui l'ont créé changent de poste, il reste ouvert exactement comme il était.
Qui a le droit d'y entrer ? C'est la question la plus mal maîtrisée, et elle porte un nom dans le vocabulaire du domaine : le partage trop large, ou oversharing. Un espace ouvert à toute l'organisation « pour simplifier », il y a quatre ans, l'est toujours.
Que contient-il, et depuis quand ? Un espace où cohabitent des documents actifs et des documents morts depuis six ans ne permet pas de distinguer les uns des autres.
Quand regarde-t-on à nouveau ? Une revue qu'on décide de refaire « régulièrement » ne se refait pas. Il faut une date, et quelqu'un dont c'est le rôle de la tenir.
Un point de cette liste explique l'ordre retenu par l'éditeur. Un espace trop ouvert ne se remarque pas tant que personne n'y va : il faudrait savoir qu'il existe et prendre le temps de le parcourir. Un outil branché sur l'ensemble du fonds réunit ces conditions à chaque question posée. C'est pour cette raison que la documentation place la revue des espaces avant l'activation, et non après. Nous consacrons un article entier à ce point.
Trois réflexes, et ce qu'ils ne touchent pas
La situation la plus courante n'est pas celle d'une organisation qui hésite à acheter. C'est celle d'une organisation dont les licences sont déjà payées, le déploiement annoncé, et le résultat sur les documents maison décevant. Trois réactions reviennent.
Changer d'outil. Le suivant lira mieux ce qu'on lui donne. Il ne devinera pas ce qui n'est écrit nulle part.
Attendre la génération suivante. Même raisonnement, avec un délai en plus.
Restreindre le périmètre à quelques dossiers propres. Celui-ci fonctionne, et c'est précisément ce qui devrait alerter : on vient d'admettre le diagnostic sans traiter la cause, et on utilise le produit sur un périmètre qui n'est plus celui de l'entreprise.
La décision qui reste à prendre
Il y a trois chemins, et le premier est légitime.
Assumer la moitié qui fonctionne. Une organisation peut décider que la rédaction assistée lui suffit, et ne pas ouvrir le second usage. Vingt-six minutes par jour, c'est un résultat. Ce chemin coûte le moins, et il a une condition : qu'il soit choisi. Aujourd'hui, il est le plus souvent subi — personne n'a décidé d'abandonner la recherche transverse, elle a cessé d'être utilisée sans que la question soit posée.
Ouvrir sur un périmètre réduit et vérifié. Utile pour savoir ce que le produit sait faire chez vous. À ne pas confondre avec un déploiement : le jour où le périmètre s'élargit, tout ce que cet article décrit se pose à nouveau.
Traiter le fonds avant d'attendre du service qu'il le lise. C'est le chemin que l'éditeur documente lui-même. Il est le moins spectaculaire, c'est le seul qui porte sur la cause, et il a une propriété que les deux autres n'ont pas : ce qui est écrit sur vos documents reste écrit sur vos documents. Il ne dépend d'aucune licence, et il sert d'abord vos équipes, qui cherchent dans le même fonds.
Aucun de ces trois chemins ne se chiffre ici. Il n'existe aucun banc d'essai public qui fasse varier l'état d'un fonds d'entreprise réel et publie la courbe des résultats. En avancer un serait inventer une valeur.
Ce qu'il faut savoir avant de trancher
Trois informations suffisent, et elles sont chez vous.
- Depuis combien de temps la recherche transverse n'a pas été ouverte, et par qui. Les rapports d'usage de votre propre abonnement le disent.
- Ce que l'outil répond à dix questions métier dont vous connaissez déjà la réponse, et sur quels documents il s'appuie pour le dire.
- Quelles familles de documents ont fait l'objet de la remédiation décrite par l'éditeur, et lesquelles n'ont jamais été regardées.
La première se lit en une demi-heure, sans nous, dans une console à laquelle vous avez déjà accès. C'est celle par laquelle commencer : elle remplace une impression par une date.
Ce qui fait tenir le résultat
Reste une question que la remédiation ne règle pas seule. Les propriétaires d'espaces changent de poste, les droits se rouvrent « pour dépanner » un vendredi soir, les contenus morts reviennent. Une organisation qui fait ce travail avant l'activation le refera dans deux ans, sauf si quelque chose le maintient entre-temps.
C'est la raison d'être de notre travail, et de son ordre. Nous ne branchons pas une IA sur un fonds en désordre : nous mettons le fonds en ordre, puis nous le branchons. Chaque document déposé dans MIKURA est identifié à son entrée — sa famille, sa date de référence, son statut, la pièce qu'il remplace — et cette information est écrite sur lui, pas dans une console. Ce qui ne se départage pas tout seul n'est pas deviné : la pièce part en bannette, et une personne décide.
Si vos licences sont déjà payées et que la recherche transverse ne sert pas, c'est ce constat-là qui nous intéresse.
Sources
- Microsoft, documentation et publications d'administration consacrées à la préparation de Microsoft 365 Copilot : gouvernance des espaces documentaires, traitement des contenus obsolètes, remédiation préalable à l'activation.
- Government Digital Service (Royaume-Uni), rapport d'évaluation de Microsoft 365 Copilot, essai mené du 30 septembre au 31 décembre 2024, 12 organisations, 20 000 licences. Éléments cités : environ 26 minutes économisées par jour et par participant ; 82 % des participants ne reviendraient pas en arrière ; plus de 55 % n'ont jamais utilisé la recherche sur l'ensemble du corpus.