SharePoint, Google Drive et la GED

SharePoint est-il une GED ?

Ce que SharePoint et Google Drive font, ce qu'ils ne font pas — et comment le vérifier chez vous, sans rien changer.

Être rappelé par un architecte documentaire Sous un jour ouvré. Sans engagement.

SharePoint, c'est quoi exactement

SharePoint est l'espace de stockage et de travail à plusieurs de Microsoft 365. On y crée des sites et des bibliothèques de documents ; chaque fichier garde ses versions ; on décide qui accède à quel site. Google Drive fait la même chose, avec des dossiers partagés. Pour travailler à plusieurs sur un fichier vivant — le devis qu'on corrige, le planning de la semaine —, c'est ce qu'ils font de mieux, et il n'y a aucune raison de s'en priver.

Une GED fait autre chose. Elle lit chaque document, comprend ce que c'est — une facture reçue, un contrat signé, une attestation —, de qui, de quand, et le met au bon endroit. Et elle décide qui a le droit de le voir, selon le type de document. La question n'est donc pas « SharePoint ou une GED ». C'est : qu'est-ce qui, chez vous, manque aujourd'hui.

Les limites d'un dossier

Une seule façon de classer

Par client, ou par affaire, ou par année : il faut choisir. Mais on cherche un document des trois façons.

Pourquoi

Le contrat du client Martin pour l'affaire de 2024 vit dans un seul dossier. Celui qui cherche par l'affaire ne le trouve pas — alors il en garde une copie chez lui. Chaque service finit avec la sienne.

Le nom du fichier ne raconte rien

Scan_20191114_058.pdf est une facture acquittée. Son nom ne le dit pas, et la recherche de dossiers ne lit que les noms.

Pourquoi

Un scan sans texte est une image. Pour le retrouver, il faut que quelqu'un l'ait nommé correctement le jour où il l'a déposé — et l'ait fait chaque fois.

Deux pièces qui se ressemblent, un même endroit

Une facture reçue et une facture émise ont la même tête. Un dossier ne fait pas la différence.

Pourquoi

Le classement d'un dossier repose sur la personne qui dépose. Le jour où elle est absente, ou pressée, les deux factures finissent ensemble — et le comptable trie à la main.

Une erreur de classement ne se voit pas

Un document mis au mauvais endroit y reste. Personne n'est prévenu, jusqu'au jour où on le cherche.

Pourquoi

Dans une GED, ce dont l'outil n'est pas sûr part en bannette, où un humain tranche. Dans un dossier, l'erreur dort jusqu'au jour où on en a besoin.

La même recherche, deux résultats

Tapez la même chose dans votre espace partagé et dans un fonds classé. Choisissez une recherche.

Dans votre espace partagé

Facture_Sernelec_2026-03.pdf
Facture_Sernelec_2026-02.pdf
Facture_Sernelec_2026-01.pdf

Trois fichiers dont le nom contient ces mots. L'avoir de janvier n'y est pas ; le scan de 2019 non plus — il s'appelle Scan_20191114_058.pdf.

Dans un fonds classé

Facture d'achat · Sernelec · 12 mars 2026
Avoir · Sernelec · 21 janvier 2026 — annule la facture de janvier
Facture acquittée · Sernelec · 14 novembre 2019 — installation électrique de l'atelier

Trouvées dans le texte des pièces — même le scan de 2019, que son nom ne raconte pas. Chacune identifiée pour ce qu'elle est.

Exemple sur une entreprise fictive. Ce n'est pas l'outil de recherche qui change entre les deux colonnes : c'est ce qu'on sait de chaque document.

Ce n'est pas SharePoint qui change. C'est ce qu'on sait de chaque document.

Où en est votre espace aujourd'hui, et ce qu'il faudrait pour que vos documents se retrouvent par ce qu'ils sont : c'est ce qu'on regarde avec vous, en un quart d'heure au téléphone.

Être rappelé par un architecte documentaire

« L'assistant IA ne retrouve pas nos documents »

C'est la phrase qu'on entend le plus souvent chez ceux qui ont activé Copilot sur leur SharePoint. Elle ne dit rien contre l'outil : la rédaction assistée marche, et les équipes s'en servent. Ce qui déçoit, c'est la recherche dans le fonds — « retrouve-moi le bail de 2019 » — et elle dépend de ce qu'on lui donne à lire.

Microsoft le dit lui-même. Sa documentation pour préparer Copilot écrit que « Microsoft 365 Copilot et les agents fonctionnent au mieux pour votre organisation lorsque votre contenu est à jour et bien gouverné », et décrit cinq étapes de remise en ordre avant de l'activer. Autrement dit : l'assistant IA ne trie pas. Il ressemble. Sur un fonds classé, il répond juste et cite sa source ; sur un fonds en désordre, il pioche.

Source : documentation Microsoft, « Préparez-vous pour Microsoft Copilot avec la gestion avancée de SharePoint », mise à jour le 16 juillet 2026.

Garder SharePoint, ou pas

Trois cas, et les trois sont honnêtes.

Garder, et mettre en ordre. Possible, si quelqu'un chez vous nomme chaque pièce, la met dans le bon site et tient les droits — chaque jour, pour chaque pièce. C'est un poste, pas un réglage.
Garder pour le travail à plusieurs, classer le fonds ailleurs. Le devis qu'on corrige reste dans SharePoint. La facture signée, le contrat, l'attestation — les pièces qui font foi — se classent chez MIKURA, toutes seules, et votre assistant IA les lit là. C'est la voie que nous recommandons : rien à réinstaller, rien à réapprendre pour l'équipe.
Remplacer. Rarement nécessaire. SharePoint fait bien ce pour quoi il est fait ; on ne vous poussera pas à le quitter.

Comment ça se passe, concrètement

Vous transmettez vos documents — le SharePoint, le Drive, la boîte mail, le disque du comptable — et la liste de vos rôles. On relève les types de pièces qui existent réellement chez vous, on reprend vos dossiers tels qu'ils sont et on les redresse, on crée vos comptes avec leurs droits. On vous présente le tout, vous réagissez ; rien n'entre avant votre accord. Puis l'historique entre d'un bloc, et les documents dont l'outil n'est pas sûr sont tranchés par nous, un par un. C'est ce que couvre le setup, facturé une fois ; l'abonnement vient ensuite, par licence d'exploitation, et déposer reste gratuit pour toute l'équipe. On chiffre après avoir regardé ce que vous avez — jamais avant.

Ce que MIKURA fait

Vos documents se classent. Et ils vous répondent.

Vous déposez — par mail, par lien, en glissant un fichier — et c'est tout. Chaque pièce est lue, identifiée, classée au bon endroit dans vos dossiers — et on garde qui l'a ouverte, et quand. Quand l'assistant n'est pas sûr, le document part dans la bannette — la pile des pièces à vérifier — et quelqu'un de chez vous décide : l'assistant doute, l'humain tranche. Ensuite, vous posez vos questions avec vos mots, depuis l'assistant IA que vous utilisez déjà — Claude, ChatGPT, Copilot — et la réponse cite le document, en respectant les droits de chacun. Le tri fabrique le contexte, l'assistant IA le consomme. Déposer un document est gratuit pour toute l'équipe ; seule une licence d'exploitation se paie, pour ceux qui cherchent, consultent et posent des questions.

Conçu et hébergé en France
Chiffré, pendant l'envoi et une fois stocké
Sauvegardé chaque nuit, copie conservée à part
Chaque accès laisse une trace : qui a vu quoi, et quand
Vous décidez qui voit quoi : droits par personne, par rôle, par type de pièce
Déposer est gratuit pour toute l'équipe ; on ne paie que pour ceux qui cherchent et consultent
Conforme RGPD · DPA consultable

Trois questions qu'on nous pose

On a Microsoft 365 : est-ce qu'on a déjà une GED ?

Vous avez un espace de stockage et de partage. Une GED lit chaque pièce, sait ce qu'elle est et la classe à sa place. Si chez vous personne ne classe à la main, vous n'avez pas une GED : vous avez des dossiers.

Pourquoi Copilot ne retrouve pas nos documents ?

Parce qu'il lit ce qu'on lui donne, tel que c'est. Microsoft l'écrit lui-même : Copilot fonctionne au mieux quand le contenu est à jour et bien gouverné. Sur un fonds en désordre, il ressemble ; il ne trie pas.

Faut-il tout migrer, ou peut-on garder SharePoint ?

Gardez-le pour le travail à plusieurs. Ce qui change, c'est où vit le fonds classé — les pièces qui font foi — et qui le lit. Rien à réinstaller, rien à réapprendre pour l'équipe.

Qui écrit ici

Pendant cinq ans, on est intervenus chez des structures qui n'avaient personne pour s'occuper de leurs documents : l'agence immobilière, la mairie, l'atelier. On mettait en place leur gestion documentaire de bout en bout : le serveur, les dossiers, les règles de classement, les droits de chacun. Puis on passait la journée à former les équipes. Ça tenait quelques semaines. Il fallait étiqueter chaque pièce à la main : personne ne l'a jamais fait longtemps. Le classement se décidait sur des mots trouvés dans le texte, alors une facture qu'on émet et une facture qu'on reçoit atterrissaient au même endroit. On ne pouvait pas ouvrir un dossier à une personne sans l'ouvrir à toute la structure — la paie restait donc dehors. Et le serveur restait à leur charge : les sauvegardes, les mises à jour, le disque qui lâche un vendredi soir. On a fini par écrire ce qu'on aurait voulu installer.

Anthony Bette · 11 septembre 2026

En résumé

SharePoint et Google Drive stockent des fichiers dans des dossiers. Ils ne lisent pas ce qu'il y a dedans : une facture reçue et une facture émise atterrissent au même endroit si personne ne les sépare à la main.
Un dossier ne classe que d'une seule façon — par client, ou par affaire, ou par année — alors qu'on cherche un document des trois façons. C'est pour ça que chaque service finit par garder sa copie.
Microsoft l'écrit lui-même : Copilot et les agents « fonctionnent au mieux lorsque votre contenu est à jour et bien gouverné », et décrit cinq étapes de remise en ordre avant de l'activer.
Vous n'avez pas à quitter SharePoint pour savoir où vous en êtes : la même recherche, deux résultats, ci-dessus — et un architecte documentaire qui regarde le reste avec vous, en un quart d'heure.