Ce qu'on vous demandera le jour de l'audit de certification
« Informations documentées », c'est le nom que la norme donne à vos procédures, vos formulaires et vos enregistrements — les PV, les rapports de contrôle, les fiches de non-conformité. Voici huit choses qu'un auditeur regarde. Cochez ce qui est en place chez vous, aujourd'hui. Rien n'est enregistré, c'est pour vous.
- Versions
1. Pour chaque procédure, on sait quelle version est en vigueur, et qui l'a approuvée.
- Versions
2. Les anciennes versions sont retirées : personne ne travaille sur une procédure périmée.
- Identifier
3. Chaque document porte son titre, sa date, son auteur et sa référence — sans qu'on ait à les retaper.
- Identifier
4. Les documents qui viennent de l'extérieur — normes, fiches fournisseurs, certificats, notices — sont identifiés et à jour.
- Retrouver
5. Un enregistrement — un PV de contrôle, une fiche de non-conformité de l'an dernier — se retrouve sans chercher.
- Protéger
6. On sait qui a le droit de modifier une procédure, et qui peut seulement la lire.
- Tracer
7. Chaque modification laisse une trace : qui, quand, quoi.
- Conserver
8. Les durées de conservation sont écrites, et appliquées — pas seulement écrites.
Vous n'avez encore rien coché.
Cochez ce qui est en place chez vous : le reste, c'est ce qu'on regarde ensemble, en un quart d'heure au téléphone.
Ce que le chapitre 7.5 demande, en clair
La norme n'impose aucun outil. Un classeur peut suffire — tant que quelqu'un le tient. Ce qu'elle demande, c'est quatre choses, et elle les demande tout le temps, pas seulement la semaine de l'audit.
Créer et mettre à jour
Chaque document est identifié — titre, date, auteur, référence — et il a été revu et approuvé avant d'être utilisé.
En clair
Une procédure sans date ni auteur n'est pas une procédure : personne ne sait si c'est la bonne. Et « approuvée » veut dire que quelqu'un a dit oui, et qu'on sait qui.
Rendre disponible, et protéger
Le bon document est là où on en a besoin, quand on en a besoin — et personne ne peut le modifier par erreur.
En clair
L'opérateur trouve la bonne fiche à son poste ; il ne peut pas la changer. Le responsable qualité peut. C'est une question de droits, pas de bonne volonté.
Maîtriser les versions
On sait quelle version est en vigueur, et les anciennes ne circulent plus.
En clair
C'est le point qui fait le plus de remarques en audit : une procédure v3 sur le serveur, une v2 imprimée à l'atelier, et personne pour dire laquelle fait foi.
Conserver, puis éliminer
Chaque type de document a sa durée, et les documents venus de l'extérieur — normes, certificats fournisseurs — sont identifiés et tenus à jour.
En clair
Les durées sont à valider par votre conseil juridique ou votre expert-comptable ; ce que la norme demande, c'est qu'elles soient décidées et appliquées.
Source : ISO 9001, chapitre 7.5 « Informations documentées » (édition 2015 ; une révision est parue en septembre 2026), reformulé dans nos mots. Le texte de la norme fait foi.
Le classeur qualité, et pourquoi il lâche
Dans une PME, tout ça tient dans un classeur, un dossier sur le serveur et un tableur — la « liste des documents » — que le responsable qualité met à jour à la main. Ça tient tant qu'il est là. Le jour où il part, ou simplement le mois où la production déborde, la liste prend du retard, une v2 reste imprimée à l'atelier, et l'auditeur le voit en dix minutes. Ce n'est pas un défaut de rigueur : c'est un travail de classement fait par une personne, pour toute une entreprise.
Ce qu'une GED change pour la qualité
- Chaque document est identifié tout seul. Titre, date, auteur, type — lus dans la pièce, pas retapés. Un PV de contrôle déposé par l'atelier se classe avec les PV de contrôle, sans que personne y touche.
- La version qui fait foi est connue. Quand quatre versions d'une procédure existent, la GED sait laquelle est la bonne, et ce qu'elle remplace. Ce dont l'assistant n'est pas sûr part dans la bannette — la pile des pièces à vérifier — et c'est vous qui tranchez : l'approbation reste votre décision, la GED garde qui l'a prise, et quand.
- Qui voit quoi, qui modifie quoi. Des droits par personne, par rôle et par type de document : l'atelier lit les fiches, le responsable qualité les change.
- Chaque accès laisse une trace. Qui a ouvert quoi, qui a déposé quoi, et quand — c'est ce qu'un auditeur demande, et c'est déjà écrit.
- Les enregistrements se retrouvent dans vos mots. « Les fiches de non-conformité du fournisseur Sernelec en 2025 » — la réponse liste les pièces et les ouvre.
Ce qu'une GED ne fait pas : rendre votre système conforme. La conformité, c'est votre système et votre auditeur qui la constatent. Une GED vous aide à tenir ce que le chapitre 7.5 demande ; décider les durées de conservation et les appliquer reste votre affaire, avec votre conseil.
Ce que MIKURA fait
Vos documents se classent. Et ils vous répondent.
Vous déposez — par mail, par lien, en glissant un fichier — et c'est tout. Chaque pièce est lue, identifiée, classée au bon endroit dans vos dossiers — et on garde qui l'a ouverte, et quand. Quand l'assistant n'est pas sûr, le document part dans la bannette — la pile des pièces à vérifier — et quelqu'un de chez vous décide : l'assistant doute, l'humain tranche. Ensuite, vous posez vos questions avec vos mots, depuis l'assistant IA que vous utilisez déjà — Claude, ChatGPT, Copilot — et la réponse cite le document, en respectant les droits de chacun. Le tri fabrique le contexte, l'assistant IA le consomme. Déposer un document est gratuit pour toute l'équipe ; seule une licence d'exploitation se paie, pour ceux qui cherchent, consultent et posent des questions.
- Conçu et hébergé en France
- Chiffré, pendant l'envoi et une fois stocké
- Sauvegardé chaque nuit, copie conservée à part
- Chaque accès laisse une trace : qui a vu quoi, et quand
- Vous décidez qui voit quoi : droits par personne, par rôle, par type de pièce
- Déposer est gratuit pour toute l'équipe ; on ne paie que pour ceux qui cherchent et consultent
- Conforme RGPD · DPA consultable
Trois questions qu'on nous pose
Une GED est-elle obligatoire pour l'ISO 9001 ?
Non. La norme n'impose aucun outil : elle demande que vos documents soient identifiés, approuvés, à jour, disponibles et protégés. Un classeur peut suffire, tant que quelqu'un le tient chaque jour. La GED sert à ce que ça tienne sans cette personne.
MIKURA est-il certifié ISO ?
Non. MIKURA n'a aucune certification ISO, et ne le prétend pas. Ce que cette page décrit, ce sont les moyens de tenir vos informations documentées ; la conformité de votre système, c'est votre auditeur qui la constate.
Et les enregistrements — PV, rapports de contrôle, fiches de non-conformité ?
Ils se déposent depuis l'atelier — par mail, par lien, en photo — et se classent tout seuls, avec leur date et leur objet. Vous les retrouvez par fournisseur, par période, par machine, sans tableur à tenir.
Qui écrit ici
Pendant cinq ans, on est intervenus chez des structures qui n'avaient personne pour s'occuper de leurs documents : l'agence immobilière, la mairie, l'atelier. On mettait en place leur gestion documentaire de bout en bout : le serveur, les dossiers, les règles de classement, les droits de chacun. Puis on passait la journée à former les équipes. Ça tenait quelques semaines. Il fallait étiqueter chaque pièce à la main : personne ne l'a jamais fait longtemps. Le classement se décidait sur des mots trouvés dans le texte, alors une facture qu'on émet et une facture qu'on reçoit atterrissaient au même endroit. On ne pouvait pas ouvrir un dossier à une personne sans l'ouvrir à toute la structure — la paie restait donc dehors. Et le serveur restait à leur charge : les sauvegardes, les mises à jour, le disque qui lâche un vendredi soir. On a fini par écrire ce qu'on aurait voulu installer.
Anthony Bette · 11 septembre 2026