Le plan de classement

Plan de classement d'une entreprise : un exemple, et la règle qui le fait tenir

Le modèle est sur cette page. Ce qui compte n'est pas l'arborescence — la liste des dossiers — mais la règle qui dit ce qui va où, et qui l'applique chaque jour.

Être rappelé par un architecte documentaire Sous un jour ouvré. Sans engagement.

Vos dossiers aujourd'hui, et redressés par MIKURA

Presque toutes les entreprises partent d'un des trois classements ci-dessous. Choisissez le vôtre : à gauche, tel qu'il est ; à droite, le même, redressé par MIKURA — sans rien jeter.

Aujourd'hui

Claire/
  Factures/
  Divers/
  À trier/
Marc/
  Chantiers/
  Devis 2024/
Compta (externe)/
  Pièces mars/
Boîte mail de tout le monde

Un dossier par personne. La même facture existe chez Claire, chez Marc et chez la comptable — et personne ne sait laquelle est la bonne.

Redressé par MIKURA

Fournisseurs/
  Panneaux Delvaux/  647 pièces
Clients/
  SCI Bréhat/          5
Affaires/
  Hôtel Kermeur/      63
Équipe/
  Damien Faure/        7   direction seule
Social/
  URSSAF/             83

Un endroit par type de pièce et par tiers, quelle que soit la personne qui a reçu le document. Les dossiers personnels ne disparaissent pas : ils deviennent des vues.

Exemple sur une entreprise fictive. Le redressement part toujours de vos dossiers tels qu'ils sont : c'est le travail qu'on engage avec vous — on lit vos dossiers, on écrit la règle, on redresse sans rien jeter. Ensuite, chaque nouvelle pièce se classe toute seule au bon endroit.

Le plan de classement, c'est la règle — pas la liste des dossiers.

Redresser le vôtre à partir de ce que vous avez, sans rien jeter : c'est ce qu'on regarde avec vous, en un quart d'heure au téléphone.

Être rappelé par un architecte documentaire

L'exemple : six endroits, et ce qui va où

Voici le modèle, pour une PME qui n'a ni archiviste ni service informatique. Six endroits suffisent presque toujours ; ce qui change d'une entreprise à l'autre, c'est ce qu'il y a dedans.

Clients

Par client : devis, contrats, factures émises, courriers. Ce que vous leur avez envoyé et ce qu'ils vous ont signé.

Fournisseurs

Par fournisseur : factures reçues, avoirs, contrats, bons de livraison. C'est ici que le comptable se sert.

Affaires

Par affaire ou chantier : le devis signé, les plans, les PV de réception, la garantie d'une machine. Une affaire n'est pas un client : elle a un début et une fin.

Équipe

Par personne : contrat de travail, avenants, bulletins. Visible de la direction seule — c'est la règle, pas une option.

Social et organismes

URSSAF, caisses, assurances : ce que vous recevez des organismes, par organisme et par année.

Direction

Statuts, PV d'assemblée, baux, contrats d'assurance, banque. Peu de pièces, les plus importantes, et les mieux protégées.

La règle qui fait tenir le plan

Une pièce, un endroit. Jamais deux. Si une facture concerne un chantier, elle va chez le fournisseur, et l'affaire y renvoie.
Le type de pièce d'abord, le tiers ensuite, l'année en dernier. On cherche « les factures Delvaux », pas « ce qu'il y a dans 2023 ».
Le nom du fichier ne compte pas. Ce qui compte, c'est ce qu'on sait de la pièce : de quoi, de qui, de quand, ce qu'elle remplace. Si le classement repose sur des noms de fichiers bien faits, il tient quelques semaines.
Ce qui est douteux va dans la bannette — la pile des pièces à vérifier —, jamais dans « Divers ». Une personne la vide, et la règle s'améliore à chaque décision.
Le plan est écrit pour vos collaborateurs, et pour votre assistant IA. Un assistant IA — Copilot, ChatGPT, Claude — suit vos dossiers et vos noms ; il ne devine pas. Le plan de classement écrit pour l'équipe devient le sien.

Écrire cette règle et redresser le fonds, c'est le travail qu'on engage au setup — la mise en place, facturée une fois. On part de vos dossiers tels qu'ils sont, on écrit la règle avec vous, on reclasse ce qui existe sans rien jeter. Ensuite, chaque nouvelle pièce se classe toute seule au bon endroit, et la règle s'améliore à chaque décision prise dans la bannette.

Ce que MIKURA fait

Vos documents se classent. Et ils vous répondent.

Vous déposez — par mail, par lien, en glissant un fichier — et c'est tout. Chaque pièce est lue, identifiée, classée au bon endroit dans vos dossiers — et on garde qui l'a ouverte, et quand. Quand l'assistant n'est pas sûr, le document part dans la bannette — la pile des pièces à vérifier — et quelqu'un de chez vous décide : l'assistant doute, l'humain tranche. Ensuite, vous posez vos questions avec vos mots, depuis l'assistant IA que vous utilisez déjà — Claude, ChatGPT, Copilot — et la réponse cite le document, en respectant les droits de chacun. Le tri fabrique le contexte, l'assistant IA le consomme. Déposer un document est gratuit pour toute l'équipe ; seule une licence d'exploitation se paie, pour ceux qui cherchent, consultent et posent des questions.

Conçu et hébergé en France
Chiffré, pendant l'envoi et une fois stocké
Sauvegardé chaque nuit, copie conservée à part
Chaque accès laisse une trace : qui a vu quoi, et quand
Vous décidez qui voit quoi : droits par personne, par rôle, par type de pièce
Déposer est gratuit pour toute l'équipe ; on ne paie que pour ceux qui cherchent et consultent
Conforme RGPD · DPA consultable

Trois questions qu'on nous pose

Faut-il classer par client ou par type de document ?

Par type de pièce et par tiers : les factures d'un fournisseur ensemble, les contrats d'un client ensemble. L'année vient en dernier. Le classement par client seul laisse tout le reste — la paie, les organismes, les baux — dans un « Divers » ouvert à tous.

Qui doit tenir le plan de classement ?

Personne, si c'est bien fait : le plan est une règle, et l'outil l'applique à chaque dépôt. Ce qui reste à une personne, c'est la bannette — trancher les pièces dont l'outil n'est pas sûr, quelques minutes par jour.

Et l'assistant IA, comment s'en sert-il ?

Il suit vos dossiers et vos noms, comme un nouvel arrivant : le plan de classement écrit pour vos collaborateurs devient le sien. Sur un plan flou, il devine ; sur un plan tenu, il répond et cite la pièce.

Qui écrit ici

Pendant cinq ans, on est intervenus chez des structures qui n'avaient personne pour s'occuper de leurs documents : l'agence immobilière, la mairie, l'atelier. On mettait en place leur gestion documentaire de bout en bout : le serveur, les dossiers, les règles de classement, les droits de chacun. Puis on passait la journée à former les équipes. Ça tenait quelques semaines. Il fallait étiqueter chaque pièce à la main : personne ne l'a jamais fait longtemps. Le classement se décidait sur des mots trouvés dans le texte, alors une facture qu'on émet et une facture qu'on reçoit atterrissaient au même endroit. On ne pouvait pas ouvrir un dossier à une personne sans l'ouvrir à toute la structure — la paie restait donc dehors. Et le serveur restait à leur charge : les sauvegardes, les mises à jour, le disque qui lâche un vendredi soir. On a fini par écrire ce qu'on aurait voulu installer.

Anthony Bette · 11 septembre 2026

En résumé

Un plan de classement n'est pas une liste de dossiers : c'est une règle qui dit ce qui va où — une pièce, un endroit ; le type d'abord, le tiers ensuite, l'année en dernier.
Presque toutes les entreprises partent d'un classement par personne, par année ou par client. Aucun n'est faux ; aucun ne tient seul, parce qu'il repose sur la personne qui dépose.
Six endroits suffisent presque toujours à une PME : clients, fournisseurs, affaires, équipe, organismes, direction — chacun avec ses droits.
Un plan tient quand personne n'a à l'appliquer à la main : l'outil classe à chaque dépôt, et une personne tranche ce qui est douteux. Écrit pour vos collaborateurs, le plan devient aussi celui de votre assistant IA.