Ce qui se passe quand personne n'est chargé des documents
Dans une petite entreprise, personne n'a ce poste. Chacun classe ce qu'il reçoit, comme il peut, là où il peut. Les documents de l'entreprise, c'est plusieurs classements personnels mis bout à bout — et une personne qui sait où tout est. Cochez ce que vous reconnaissez chez vous. Rien n'est enregistré, c'est pour vous.
- Retrouver
1. Pour retrouver un document, on demande à la personne qui sait.
- Retrouver
2. Quand elle est absente, on cherche — ou on refait le document.
- Retrouver
3. Les factures reçues sont à trois endroits : la boîte mail, le serveur, le disque du comptable.
- Classer
4. Chacun classe ce qu'il reçoit, à sa façon, dans ses dossiers.
- Lire
5. Les contrats signés sont des scans dont le nom de fichier ne dit rien.
- Le comptable
6. Le comptable réclame des pièces pour la TVA. Encore.
- Protéger
7. La paie est sur le poste d'une seule personne, parce qu'on ne peut pas ouvrir le dossier sans l'ouvrir à tous.
- Le serveur
8. Le serveur, c'est quelqu'un de chez vous qui s'en occupe le soir.
Vous n'avez encore rien coché.
Cochez ce que vous reconnaissez chez vous : c'est ce qu'on regarde ensemble, en un quart d'heure au téléphone.
Ce qu'une petite entreprise ne peut pas se permettre
Un outil à nourrir à la main
Une GED qui demande d'étiqueter chaque pièce tient quelques semaines. Personne ne l'a jamais fait longtemps.
Pourquoi
C'est ce qu'on a vu pendant cinq ans : le classement tenait tant qu'on formait l'équipe, puis les pièces retournaient dans les boîtes mail. Dans une petite entreprise, personne n'a le temps de classer — l'outil doit le faire seul.
Un serveur à maintenir
Les sauvegardes, les mises à jour, le disque qui lâche un vendredi soir.
Pourquoi
Un serveur chez vous, c'est un poste de plus — tenu par quelqu'un qui a déjà un métier. Le jour où il lâche, on découvre la sauvegarde qui ne tournait plus.
Un projet de six mois
Un cahier des charges, un intégrateur, des ateliers : ce sont des projets de grande entreprise.
Pourquoi
Une petite entreprise ne peut pas immobiliser quelqu'un six mois. Ce qu'il lui faut : mesurer, puis une migration faite par l'éditeur, et une équipe qui n'a rien à réapprendre.
Une licence par personne qui dépose
Si déposer coûte, les documents restent dans les boîtes mail.
Pourquoi
Toute l'équipe reçoit des documents ; peu de gens les exploitent. Le prix doit suivre cette réalité : déposer gratuit pour tous, une licence d'exploitation pour ceux qui cherchent, consultent et interrogent.
Par où commencer
Par mesurer, pas par choisir. Quatre chiffres que personne ne connaît avant d'avoir regardé : le nombre de pages, la part de scans où le texte n'est pas lisible par une machine, les versions en double, les doublons. Un architecte documentaire les relève avec vous, en un quart d'heure au téléphone, en regardant où sont vos documents aujourd'hui — le serveur, les boîtes mail, le disque du comptable.
Ensuite, la migration est faite par nous, pas par vous : c'est ce que couvre le setup — la mise en place, facturée une fois. Vous transmettez vos documents et la liste de vos rôles ; on relève les types de pièces qui existent réellement chez vous, on reprend vos dossiers tels qu'ils sont et on les redresse, on crée vos comptes, on vous présente le tout, et l'historique entre d'un bloc. On donne une date après avoir regardé ce qu'il y a déjà — jamais avant. Rien à installer : ça se passe dans le navigateur.
La paie, les contrats, le comptable
- Qui voit quoi. Des droits par personne, par rôle et par type de pièce — direction, comptabilité, atelier. Un dossier n'est plus « ouvert à tous ou à personne ».
- Le comptable se sert tout seul. Invité en lecture, il prend lui-même ses pièces du mois. Plus de « il me manque des pièces pour la TVA ».
- La paie reste à la direction. Les bulletins se classent comme le reste, et ne s'ouvrent qu'aux personnes que vous désignez.
Ce que MIKURA fait
Vos documents se classent. Et ils vous répondent.
Vous déposez — par mail, par lien, en glissant un fichier — et c'est tout. Chaque pièce est lue, identifiée, classée au bon endroit dans vos dossiers — et on garde qui l'a ouverte, et quand. Quand l'assistant n'est pas sûr, le document part dans la bannette — la pile des pièces à vérifier — et quelqu'un de chez vous décide : l'assistant doute, l'humain tranche. Ensuite, vous posez vos questions avec vos mots, depuis l'assistant IA que vous utilisez déjà — Claude, ChatGPT, Copilot — et la réponse cite le document, en respectant les droits de chacun. Le tri fabrique le contexte, l'assistant IA le consomme. Déposer un document est gratuit pour toute l'équipe ; seule une licence d'exploitation se paie, pour ceux qui cherchent, consultent et posent des questions.
- Conçu et hébergé en France
- Chiffré, pendant l'envoi et une fois stocké
- Sauvegardé chaque nuit, copie conservée à part
- Chaque accès laisse une trace : qui a vu quoi, et quand
- Vous décidez qui voit quoi : droits par personne, par rôle, par type de pièce
- Déposer est gratuit pour toute l'équipe ; on ne paie que pour ceux qui cherchent et consultent
- Conforme RGPD · DPA consultable
Trois questions qu'on nous pose
On est douze, est-ce que ça vaut le coup ?
Aucune source sérieuse ne donne un seuil, et nous n'en inventerons pas. Ça vaut le coup à partir du jour où « la personne qui sait » manque — un congé, un départ — et où on s'aperçoit que le classement était dans sa tête.
On n'a pas d'informaticien, qui s'en occupe ?
Nous. La migration, l'arborescence, les comptes et les droits sont faits par l'éditeur ; il n'y a pas de serveur chez vous. Vous déposez, c'est tout.
Faut-il installer quelque chose ?
Non. Ça se passe dans le navigateur, et le dépôt se fait par mail, par lien ou en glissant un fichier.
Qui écrit ici
Pendant cinq ans, on est intervenus chez des structures qui n'avaient personne pour s'occuper de leurs documents : l'agence immobilière, la mairie, l'atelier. On mettait en place leur gestion documentaire de bout en bout : le serveur, les dossiers, les règles de classement, les droits de chacun. Puis on passait la journée à former les équipes. Ça tenait quelques semaines. Il fallait étiqueter chaque pièce à la main : personne ne l'a jamais fait longtemps. Le classement se décidait sur des mots trouvés dans le texte, alors une facture qu'on émet et une facture qu'on reçoit atterrissaient au même endroit. On ne pouvait pas ouvrir un dossier à une personne sans l'ouvrir à toute la structure — la paie restait donc dehors. Et le serveur restait à leur charge : les sauvegardes, les mises à jour, le disque qui lâche un vendredi soir. On a fini par écrire ce qu'on aurait voulu installer.
Anthony Bette · 11 septembre 2026