Par quoi commencer : mesurer avant d'écrire
Un cahier des charges, c'est la liste de ce que l'outil devra faire. Avant de l'écrire, il faut savoir ce qu'il devra avaler : combien, et dans quel état. Quatre chiffres suffisent, et personne ne les connaît avant d'avoir regardé.
Le nombre de pages
Pas le nombre de documents. C'est la page qui se lit, se convertit et se migre — et c'est elle qui fait le devis.
Pourquoi
Un contrat de quarante pages et un bon de livraison d'une page comptent pour un document chacun. Deux entreprises qui ont le même nombre de documents peuvent avoir dix fois plus de pages l'une que l'autre.
La part de scans où le texte n'est pas lisible par une machine
Un PDF scanné en 2019 est une image : une machine ne peut pas y lire un mot tant que personne ne l'a converti.
Pourquoi
Cette part décide de ce que la recherche trouvera le premier jour — et de ce qu'elle ne trouvera pas.
Les versions en double
Quatre fichiers qui se ressemblent, et personne ne sait lequel fait foi.
Pourquoi
Le cahier des charges devra dire qui tranche, et comment. Sans ça, l'outil gardera les quatre.
Les doublons
La même pièce dans la boîte mail, sur le serveur et sur le disque du comptable.
Pourquoi
Ce n'est pas un problème de place : c'est le risque que la réponse s'appuie sur la mauvaise.
Ces quatre chiffres se mesurent en un quart d'heure au téléphone, avec un architecte documentaire qui regarde avec vous ce que vous avez aujourd'hui. Vous écrirez votre cahier des charges avec vos chiffres, pas avec ceux d'un vendeur.
Les douze questions
Voici le modèle. Douze questions, dans les mots d'un dirigeant, pas dans ceux d'un éditeur. Cochez celles auxquelles vous savez répondre aujourd'hui — rien n'est enregistré, c'est pour vous.
- Retrouver
1. Où sont vos documents aujourd'hui, et les retrouvez-vous sans chercher ?
Pourquoi ça compte
Le serveur, les boîtes mail, le disque du comptable, un Drive ou deux. Écrivez la liste des endroits : c'est la première ligne du cahier des charges, et la plus souvent oubliée.
- Trancher
2. Quand quatre fichiers se ressemblent, lequel fait foi ?
Pourquoi ça compte
Devis v2, devis v2 final, devis v2 final signé. L'outil devra savoir laquelle est la bonne, et qui l'a dit. Demandez comment.
- Lire
3. Une machine peut-elle seulement ouvrir vos documents — les scans ont-ils du texte dedans ?
Pourquoi ça compte
Un scan sans texte se cherche par son nom de fichier, et son nom ne raconte rien. Demandez ce que l'outil fait d'un scan muet : il le lit, ou il le laisse tel quel.
- Protéger
4. Les bonnes personnes voient-elles les bonnes choses — et la paie, qui la voit ?
Pourquoi ça compte
Un dossier qu'on ouvre à une personne s'ouvre souvent à toute la structure. Demandez des droits par personne, par rôle et par type de pièce, et faites la preuve sur la paie.
- Conserver
5. Gardez-vous ce qu'il faut, le temps qu'il faut ?
Pourquoi ça compte
Chaque type de pièce a sa durée. L'outil doit vous donner les moyens de les tenir ; il ne les décide pas pour vous — les durées sont à valider par votre conseil juridique ou votre expert-comptable.
- L'outil
6. Qui dépose les documents, qui cherche dans les documents — et qui paie une licence ?
Pourquoi ça compte
Si déposer coûte une licence, les documents restent dans les boîtes mail. Comparez les prix en comparant la même chose : combien de personnes déposent, combien cherchent et posent des questions.
- L'outil
7. Que fait l'outil d'un document dont il n'est pas sûr : il devine, ou il demande ?
Pourquoi ça compte
Une facture reçue et une facture émise se ressemblent. Demandez à voir ce qui se passe quand l'outil n'est pas sûr. S'il devine en silence, vous le découvrirez au pire moment.
- L'outil
8. Comment on part : vos documents reviennent-ils, et dans quel format ?
Pourquoi ça compte
Posez la question avant de signer, et demandez que la réponse soit écrite dans le contrat.
- L'outil
9. Où sont hébergés les documents ?
Pourquoi ça compte
Le pays, l'hébergeur, et qui d'autre y touche — un sous-traitant qui lit les pièces pour les classer, par exemple. Un éditeur sérieux vous le dit sans qu'on lui demande.
- L'assistant IA
10. Avez-vous déjà un assistant IA — Copilot, ChatGPT, Claude… — et lit-il vos documents, ou seulement vos e-mails ?
Pourquoi ça compte
La plupart des assistants IA répondent bien sur ce qu'on leur donne à lire. La question est ce qu'ils lisent chez vous aujourd'hui, et ce qu'ils devront lire demain.
- L'assistant IA
11. Quand cet assistant IA cherche une pièce, suit-il vos dossiers et vos noms de fichiers, ou devine-t-il ?
Pourquoi ça compte
Il ne devine pas. Il ouvre des dossiers, lit des noms de fichiers, suit des chemins. Un plan de classement écrit pour vos collaborateurs devient le plan de classement de votre assistant IA.
- La mise en place
12. Qui fait la migration de l'historique, qui tranche les cas où l'outil n'est pas sûr, et en combien de temps l'équipe s'en sert ?
Pourquoi ça compte
Dix ans d'archives n'entrent pas seuls. Demandez qui lit, qui classe, qui tranche les documents dont l'outil n'est pas sûr — vous, ou l'éditeur — et à partir de quel jour l'équipe cherche dans l'outil au lieu de demander à un collègue.
Vous n'avez encore rien coché.
Cochez les questions auxquelles vous savez répondre : les autres se mesurent avec vous, en un quart d'heure au téléphone.
Ce que le cahier des charges oublie toujours
- L'adhésion. « Nos collaborateurs n'y ont pas adhéré » : un outil qu'il faut nourrir à la main n'est pas nourri. Ce que l'équipe aura à faire chaque jour doit tenir en un mot — déposer.
- L'historique. Le projet commence avec dix ans d'archives, pas avec un dossier vide. Qui les reprend, comment, et à quel prix : si la réponse est « vous », comptez le temps.
- Le document dont l'outil n'est pas sûr. Un tri automatique n'est jamais sûr de tout. Ce qui compte, c'est où va le doute : dans une bannette — la pile des pièces à vérifier — qu'une personne trie, ou nulle part.
Mettre en place : les étapes, et ce qui prend du temps
Un projet de GED se déroule dans un ordre, et cet ordre vaut pour tout éditeur sérieux. Vous transmettez vos documents et la liste de vos rôles. L'éditeur relève les types de pièces qui existent réellement chez vous — d'après vos pièces, pas d'après un modèle tout fait —, reprend vos dossiers tels qu'ils sont et les redresse, puis crée vos comptes avec leurs droits. Il vous présente le tout, vous réagissez ; rien n'entre avant votre accord. Puis l'historique entre d'un bloc.
Ce qui prend du temps n'est pas la lecture des pièces : elle se fait en parallèle. C'est de trancher les cas où l'outil n'est pas sûr, un par un. Demandez qui le fait. Chez MIKURA, c'est nous, et c'est ce que couvre le setup — la mise en place, facturée une fois ; l'abonnement vient ensuite, par licence d'exploitation, et déposer reste gratuit pour toute l'équipe. On chiffre après avoir regardé ce que vous avez — jamais avant.
Ce que MIKURA fait
Vos documents se classent. Et ils vous répondent.
Vous déposez — par mail, par lien, en glissant un fichier — et c'est tout. Chaque pièce est lue, identifiée, classée au bon endroit dans vos dossiers — et on garde qui l'a ouverte, et quand. Quand l'assistant n'est pas sûr, le document part dans la bannette — la pile des pièces à vérifier — et quelqu'un de chez vous décide : l'assistant doute, l'humain tranche. Ensuite, vous posez vos questions avec vos mots, depuis l'assistant IA que vous utilisez déjà — Claude, ChatGPT, Copilot — et la réponse cite le document, en respectant les droits de chacun. Le tri fabrique le contexte, l'assistant IA le consomme. Déposer un document est gratuit pour toute l'équipe ; seule une licence d'exploitation se paie, pour ceux qui cherchent, consultent et posent des questions.
- Conçu et hébergé en France
- Chiffré, pendant l'envoi et une fois stocké
- Sauvegardé chaque nuit, copie conservée à part
- Chaque accès laisse une trace : qui a vu quoi, et quand
- Vous décidez qui voit quoi : droits par personne, par rôle, par type de pièce
- Déposer est gratuit pour toute l'équipe ; on ne paie que pour ceux qui cherchent et consultent
- Conforme RGPD · DPA consultable
Trois questions qu'on nous pose
Faut-il vraiment un cahier des charges pour 30 personnes ?
Pas un document de cinquante pages. Les douze questions ci-dessus, avec vos réponses et vos quatre chiffres, suffisent : c'est ce qu'un éditeur sérieux vous demandera de toute façon.
Qui doit écrire le cahier des charges : le patron, l'assistante, l'informaticien ?
Celui ou celle qui cherche les documents tous les jours — souvent l'assistante de direction ou le responsable administratif. Le patron tranche les droits et le budget ; l'informaticien vérifie l'hébergement.
Et si l'équipe n'adhère pas ?
Si déposer demande un effort ou coûte une licence, elle n'adhérera pas. Un outil qui classe tout seul et un dépôt gratuit pour tous, c'est la condition, pas une option.
Qui écrit ici
Pendant cinq ans, on est intervenus chez des structures qui n'avaient personne pour s'occuper de leurs documents : l'agence immobilière, la mairie, l'atelier. On mettait en place leur gestion documentaire de bout en bout : le serveur, les dossiers, les règles de classement, les droits de chacun. Puis on passait la journée à former les équipes. Ça tenait quelques semaines. Il fallait étiqueter chaque pièce à la main : personne ne l'a jamais fait longtemps. Le classement se décidait sur des mots trouvés dans le texte, alors une facture qu'on émet et une facture qu'on reçoit atterrissaient au même endroit. On ne pouvait pas ouvrir un dossier à une personne sans l'ouvrir à toute la structure — la paie restait donc dehors. Et le serveur restait à leur charge : les sauvegardes, les mises à jour, le disque qui lâche un vendredi soir. On a fini par écrire ce qu'on aurait voulu installer.
Anthony Bette · 10 septembre 2026